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DeskGate praktische Hilfe

Konfigurieren geplanter Berichte

Definieren Sie den Berichtsumfang, planen Sie PDF Zustellung und überprüfen Sie die E-Mail-Einstellungen vor der Aktivierung.

Erstellen Sie zunächst einen manuellen Bericht

Vergewissern Sie sich, dass der zugrunde liegende Bericht das erwartete Ergebnis liefert, bevor Sie ihn planen. Geplante Berichte unterstützen Aktivitätsübersicht, Arbeitsanalyse, Managementübersicht und Supportübersicht. Konfigurieren Sie die SMTP Einstellungen Ihrer Organisation und überprüfen Sie die Empfänger, bevor Sie die automatische Zustellung aktivieren.

Einen Zeitplan erstellen

Liste der tatsächlich geplanten Berichte.
Liste der tatsächlich geplanten Berichte. Originalgröße anzeigen. Beispieldatensätze dienen Demonstrationszwecken.
  1. Öffnen Sie „Geplante Berichte“ und wählen Sie „Neuer Zeitplan“.
  2. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und wählen Sie „Bericht“.
  3. Wählen Sie je nach Bedarf die Zusammenfassung PDF , die detaillierte PDF oder beides aus.
  4. Wählen Sie „Alle Benutzer“, „Ausgewählte Gruppe“ oder „Ausgewählte Benutzer“. Überprüfen Sie den resultierenden Bereich.
  5. Wählen Sie täglich, wöchentlich oder monatlich. Legen Sie den entsprechenden Wochentag oder Tag des Monats, die Sendezeit und den Berichtszeitraum (in Tagen) fest.
  6. Lassen Sie „Aktiv“ deaktiviert, während Sie die Definition überprüfen. Wählen Sie „Zeitplan speichern“.

Eine vollständige Definition finden Sie hier

Der eigentliche Terminplan-Editor zeigt Umfang, Zeitangaben und PDF Optionen an.
Der aktuelle Terminplan-Editor zeigt Umfang, Zeitangaben und PDF Optionen an. Zum Vergrößern öffnen. Die Beispieldatensätze dienen Demonstrationszwecken.

Beispielsweise könnte eine wöchentliche Gruppenbesprechung die Arbeitsanalyse, eine ausgewählte Gruppe, Montag um 8:00 Uhr und einen siebentägigen Berichtszeitraum nutzen. Dies ist eine beispielhafte Konfiguration und keine Empfehlung, die Aufzeichnungen Ihrer Organisation an einen bestimmten Empfänger zu senden. Überprüfen Sie die Zeiteinstellung der Anwendung/des Servers und den angezeigten nächsten Lauf.

Überprüfen Sie die Zustellungseinstellungen

Tatsächlicher SMTP -Einstellungen-Bildschirm mit Beispielwerten und ohne sichtbares Passwort.
Tatsächlicher SMTP Einstellungen-Bildschirm mit Beispielwerten und ohne sichtbares Passwort. Zum Vergrößern öffnen. Die Beispieldatensätze dienen Demonstrationszwecken.

Unter „Allgemeine Einstellungen“ → SMTP /E-Mail“ überprüfen Sie den genehmigten Mailserver, Port, die Sicherheitseinstellungen, Absender und Empfänger. Speichern Sie die Einstellungen und verwenden Sie die Funktion „Test-E-Mail senden“ nur, wenn Sie tatsächlich eine Nachricht versenden möchten. Anmeldeinformationen und Empfänger müssen mit den Richtlinien Ihres Anbieters übereinstimmen.

Zurück zu den geplanten Berichten, Jetzt senden wird sofort gesendetEs handelt sich nicht um eine Vorschau. Verwenden Sie diese Funktion erst, nachdem Sie Umfang und Empfänger geprüft haben. Bestätigen Sie den Empfang und prüfen Sie beide PDF Anhänge, bevor Sie die wiederkehrende Zustellung aktivieren.

Wartung und Fehlerbehebung

Prüfen Sie den Aktiv/Passiv-Status und den nächsten Durchlauf nach dem Speichern. Falls die Zustellung fehlt, unterscheiden Sie zwischen Fehlern bei der Berichtserstellung und SMTP Fehlern, Empfängerfilterung und Spambehandlung. Wenn die PDF leer ist, testen Sie denselben Bereich manuell und prüfen Sie die Erfassungsabdeckung. Überprüfen Sie Empfänger- und Gruppenänderungen regelmäßig.