İster şirketiniz uzaktan, hibrit ya da ofis ağırlıklı çalışıyor olsun, çalışan izleme yazılımı ile çalışanlarınızın yalnızca ne zaman çalıştığını değil, aynı zamanda nasıl çalıştığını da daha etkili raporlar ve bilgilerle görebilir, bu sayede iş gücü verimliliğini artırabilirsiniz.
Klasik çalışan izleme yazılımları geçmişte gözetim algısı oluşturduğu ve çalışanlar ile şirketler açısından anlaşılabilir endişelere yol açtığı için olumsuz şekilde algılanmıştır.
Yenilikçi ve teknolojiyi takip eden kurumlar için çalışan izleme, verimliliği destekleyen ve katkı sağlayan bir yaklaşımdır; üretken zamanlarda çalışan personel ile verimsiz zaman harcayanlar arasındaki farkı ortaya koyar. Doğru ve yerinde kullanıldığında çalışan izleme, çalışanların üretkenliğini destekler.
Bu yazımızda, günümüzde çalışan izleme yazılımlarının karşılaştığı sorunları ve çalışanlardan toplanan verilerin yeni teknoloji yöntemleriyle nasıl daha faydalı iş verimliliği oluşturmak için kullanılabileceğini, bilgi ve ipuçlarıyla ele alacağız.
Nereden başlamak istediğinizi seçin:
Çalışan izleme yazılımı, işletmeler tarafından verimlilik, faaliyet takibi ve veri sızıntılarına karşı çeşitli nedenlerle kullanılan bir aktivite izleme yöntemidir. Çalışanların verimliliği analiz edilerek üretken veya verimsiz zamanlar belirlenir ve hangi çalışanların iş süreçlerini doğru şekilde yürüttüğü analiz edilerek süreçler optimize edilir. Günümüzün modern çalışma modellerinden biri olan evden çalışma modeli ile birlikte, çalışanların yalnızca ofiste değil evde veya uzakta gerçekleştirdiği kapsamlı iş gücü ve analitik çalışma süreçleri de analiz edilir. Çalışan performans analizi ile iş süreçleri iyileştirilir, üretken zamanlar artırılır ve iş gücü daha etkin kullanılır.
Çalışanlardan toplanan faaliyet verileri, iş akışlarının nasıl iyileştirilmesi gerektiği konusunda yönetime fikir verir ve süreçlerin daha analitik ve etkili şekilde kullanılmasını sağlar. Çalışan faaliyet izleme verileri, ekip yöneticilerine çalışanların gün içinde harcadıkları zaman, saatlerin daha verimli kullanılması için süreçlerin nasıl geliştirileceği ve ekipler arasındaki çalışma farkları hakkında doğru ve etkili veri analizi sunar. Artık çalışanlarınızı daha motive edici ve aktif iş süreçlerine yönlendirebilirsiniz.
Geçmişten Günümüze Çalışan İzleme Yöntemleri Teknoloji ile birlikte çalışan faaliyetlerini izlemek kolaylaşmış ve bilgisayar, tablet, telefon ve kamera gibi cihazlarla yaygın şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Önceden işlerin büyük kısmı ofis ortamında yapılırken, bu süreçler günümüzde değişmiştir. Çalışanın yerine getirmesi gereken görevleri doğru ve etkili biçimde yapıp yapmadığı büyük önem taşır. Bu nedenle şirketler, çalışan izleme yöntemlerinden biri olan çalışan izleme yazılımlarına yönelmiş ve çalışan faaliyetleri tek bir merkezden doğru şekilde kontrol edilmeye başlanmıştır.
Kullanılan programlar, ziyaret edilen web siteleri ve USB faaliyetleri gibi etkinlikleri izlemek için yapılan işlemleri kaydeder. Elde edilen veriler doğru yöntemlerle raporlanarak çalışanlara günlük, aylık veya yıllık bazda detaylı raporlar sunulmasını sağlar.
Bazen çalışanların bilgisayar ekranlarında ne tür faaliyetler gerçekleştirdiğini görmek istenebilir. Bu durumlarda, çoklu ve gerçek zamanlı ekran izleme yazılımları ile kullanıcı hakkında anlık bilgi edinilebilir.
Bazı durumlarda raporlar yerine çalışanın bilgisayarında neler yaptığının kaydının alınması istenebilir. Bu istisnai durumlar genellikle şüpheli durumlar için uygulanır. Çalışanlar bazen yaptıkları işlemlere itiraz edebilir. Video kayıtları, sorun yaşanmaması için yönetim süreçlerinde önemli rol oynar. Çalışan bilgisayarlarının video kayıtları, veri büyümesini engelleyen özel akıllı formatlarda saklanır.
Çalışanların bilgisayarlarındaki aktiviteler, web geçmişi, uygulama kullanım süreleri, USB hareketleri gibi önemli veriler toplanarak; iş, özel ve tanımsız olarak sınıflandırılmış detaylı performans raporları oluşturulur.
Bazı durumlarda güvenlik duvarı gibi ürünlerin yetersiz kaldığı açıktır. Bu gibi durumlarda çalışan izleme yazılımı, çalışanın istemsiz veya kasıtlı hatalarını önleyebilecek ek özellikler sunar.
Şirketler yazılımı aktif hale getirerek çalışanlar hakkında analitik veriler topladığında, bu veriler doğru yönlendirme sağlar ve hem çalışan hem de şirket için ciddi avantajlar sunar. 5 ila 100.000 çalışanı olan her şirket, çalışanlarının gün içinde ne yaptığını bilmek ister. Bu durum şirketler için yüksek oranda avantaj sağlar. Bugüne kadar şirket içinde çalışan izlemenin belirlenmiş bir dezavantajı bulunmamaktadır.
Çalışan izleme ile toplanan veriler sayesinde çalışanlarınızın güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilir, üretken ve verimsiz faaliyetleri belirleyebilir ve doğru yönlendirme ile iş süreçlerinizi geliştirebilirsiniz. Her ekipte daha az çalışan veya çalışıyormuş gibi yapan kişiler bulunur. Bu durumlar ortaya çıkarıldığında, aktif çalışanlarınızın yeteneklerini ve başarılarını takdir ederek onları daha verimli çalışmaya yönlendirebilirsiniz. Her ekip lideri, ekibini yönetmeden önce çalışanlarının ne yaptığını araştırmalı ve verilen iş yükünü zamanında ve doğru yapıp yapmadığını analiz etmelidir. Çalışan izleme yazılımı bu konuda size yardımcı olur.
Motivasyon ve doğru yönlendirme ekipleri güçlendirmek için gereklidir. Dünya genelinde çalışanların yaklaşık %60’ının işine ilgi duymadığı ve görevlerini zamanında tamamlamadığı bilinmektedir. Ayrıca %40’ı aktif çalışma zamanı geçirmemekte ve iş akışını aksatmaktadır. Evden çalışma modeli ile birlikte bu sorun şirketler için daha da artmıştır. Çalışan faaliyet izleme, şirketlerin doğru veri elde etmesi açısından önemini giderek artırmaktadır.
Ne yazık ki bazı çalışanlar yalnızca maaş almak için çalışmakta ve bu durum hem şirketlere hem de çalıştıkları kurumlara zarar vermektedir.
Çalışan izleme yazılımı, doğru analitik raporlar sunarak şirketinizin daha etkili iş süreçlerine sahip olmasını sağlar; çalışanların çalışma saatlerinde görevlerini yapmadıkları zamanlarda hangi eğilimlere girdiklerini ve verimsiz zamanların nasıl üretken hale getirilebileceğini günlük raporlarla analiz etmenize imkan tanır.
İş süreçleri ve analitik raporlama ile çalışan verimliliğini artırarak iş gücünü daha etkin kullanabilir, başarıya ulaşabilirsiniz. Her başarılı şirketin arkasında doğru ekip ve ekip liderleri vardır. Somut çalışan veri analizi olmadan doğru kararlar almak mümkün değildir; bu nedenle çalışan izleme yöntemiyle faaliyetleri analiz ederek doğru bilgiye sahip olmanız gerekir.
Örnek bir çalışmada, çalışanlarının izlendiğini belirten bir şirkette önceki aya kıyasla %17 oranında artış sağlandığı raporlanmıştır. Çalışanları izlemek onların hayatını zorlaştırmak için değil, çalışanları ayırarak doğru çalışanı belirlemek ve verimsiz çalışanlar için daha doğru iş planları oluşturmaktır. Daha bilinçli iş kararları almak için çalışan izleme ile faaliyetleri kayıt altına alın.
Veri güvenliği ihlalleri kasıtlı ya da kasıtsız şekilde çalışanlar tarafından gerçekleştirilebilir. Endişe verici durumlar söz konusuysa faaliyetleri çalışan izleme ile denetlemek gerekir. Günümüzde şirketler antivirüs ve güvenlik duvarları gibi ürünlerle korunmayı planlasa da asıl güvenlik sorununun içeriden kaynaklanabileceği göz ardı edilir. Veri hırsızlığına karşı en etkili yöntemlerden biri çalışan bilgisayarlarının tam kontrol altında tutulmasıdır. Şirket müşteri verilerinin ve kredi kartı bilgilerinin çalışanlar tarafından çalındığı birçok olay raporlanmıştır.
Araştırmalar, veri hırsızlığının çoğu zaman çalışanın şirketten ayrılma sürecinde başladığını göstermektedir. Bu nedenle şirketler çalışanlarıyla güven ilişkisi kurmalı ve bunu güçlendiren izleme yazılımları kullanmalıdır. “Söz uçar, yazı kalır” sözü bu noktada oldukça anlamlıdır. Çalışan izleme yazılımı, olayları ve logları doğru şekilde kaydederek gerektiğinde şirket için kurtarıcı bir kara kutu görevi görür.
Çalışanlar neden izlendiğini sorgulayabilir ve çalışmadıklarının düşünüldüğünü hissedebilir. Bu nedenle tüm çalışanları bilgilendirmek faydalıdır. Onlara alışkanlıkların kaydedildiğini, birebir izleme yapılmadığını ve şirketi güvenlik hatalarına karşı korumak istendiğini açıklayabilirsiniz.
Faaliyet izleme, çalışanlarda izleniyor olma endişesi yaratabilir. Çalışanlar iş saatleri içinde veya dışında özel işlerini yapabilir ve bu bilgilerin gizli kalmasını isteyebilir. Bu nedenle özel bilgilerin toplanmadığını ve verilerin gizlilik esasına göre işlendiğini açıklamak önemlidir.
Çalışanlara casusluk veya veri sızıntısı gibi kötü senaryoların önlenmesi amacıyla izleme yapıldığını açıkça anlatmak güven sağlar. Şeffaf iletişim, önyargıların ortadan kalkmasına yardımcı olur.
İzleme algısı çalışanların daha fazla çalışmasına neden olabilir ve bu durum stres yaratabilir. Bu nedenle motive edici uygulamalar, ödüller ve doğru yönlendirme önemlidir.
Her ülkede çalışan izlemeye ilişkin farklı hukuki yaklaşımlar bulunmaktadır. Şirket içi süreçlere hangi faaliyetlerin izinli olduğuna yönetim karar vermelidir.
Bir ürün satın alırken ürünün geçmişi, destek durumu ve on-premise çalışıp çalışmadığı önemlidir. Verinin şirket içinde kalması, destek ve stabil çalışma temel kriterlerdir.
Teknoloji geliştikçe çalışan izleme yazılımlarının önemi artmaktadır. Uzaktan çalışma yaygınlaştıkça bu yazılımlara olan ihtiyaç daha da belirgin hale gelecektir.
Çalışan izleme yazılımı hakkında çalışanlar ve ekip liderleri ile ön görüşme yapmak faydalıdır. Veri güvenliği ve şirketin geleceği açısından çalışan izleme yazılımının gerekliliği açıkça anlatılmalıdır.