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Aide pratique DeskGate

Configuration des rapports planifiés

Définissez le périmètre du rapport, planifiez l'envoi PDF et vérifiez les paramètres de messagerie avant l'activation.

Commencez par préparer un rapport manuel

Avant de programmer un rapport, assurez-vous qu'il produit le résultat attendu. Les rapports programmés prennent en charge les synthèses d'activité, d'analyse du travail, de gestion et de support. Configurez les paramètres SMTP de l'organisation et vérifiez les destinataires avant d'activer la distribution automatique.

Établissez un planning

Liste des rapports programmés.
Liste des rapports planifiés. Ouvrir pour afficher la taille réelle. Les enregistrements présentés à titre d'exemple sont des données de démonstration.
  1. Ouvrez les rapports planifiés et sélectionnez Nouvelle planification.
  2. Saisissez un nom reconnaissable et sélectionnez Signaler.
  3. Sélectionnez PDF récapitulatif, PDF détaillé ou les deux, selon vos besoins.
  4. Choisissez Tous les utilisateurs, Groupe sélectionné ou Utilisateurs sélectionnés. Examinez le périmètre obtenu.
  5. Sélectionnez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle). Indiquez le jour de la semaine ou le jour du mois concerné, l'heure d'envoi et la période du rapport (en jours).
  6. Laissez la case « Actif » décochée lors de la consultation de la définition. Sélectionnez « Enregistrer la planification ».

Consultez la définition complète

Éditeur de planning réel affichant la portée, le calendrier et les options PDF .
Éditeur de planning affichant la portée, le calendrier et les options PDF . Ouvrir pour afficher la taille originale. Les enregistrements présentés sont des données d'exemple.

Par exemple, une revue de groupe hebdomadaire pourrait utiliser l'analyse du travail, un groupe sélectionné, le lundi à 8 h et une période de rapport de sept jours. Il s'agit d'une configuration illustrative et non d'une recommandation pour l'envoi des données de votre organisation à un destinataire particulier. Vérifiez les paramètres d'heure de l'application/du serveur et la date de la prochaine exécution.

Vérifier les paramètres de livraison

Écran SMTP des paramètres généraux actuels avec des exemples de valeurs et sans mot de passe visible.
Écran SMTP des paramètres généraux actuels avec des exemples de valeurs et sans mot de passe visible. Ouvrir pour afficher la taille réelle. Les enregistrements d'exemple sont des données de démonstration.

Dans Paramètres généraux → SMTP / Courriel, vérifiez le serveur de messagerie autorisé, le port, la sécurité, l'expéditeur et les destinataires. Enregistrez les paramètres et utilisez l'option « Envoyer un courriel de test » uniquement lorsque vous souhaitez envoyer un message. Les identifiants et les destinataires doivent correspondre à ceux de votre fournisseur et à votre politique de messagerie.

Retour dans les rapports programmés, Envoyer maintenant envoie immédiatementIl ne s'agit pas d'un aperçu. Utilisez-le uniquement après avoir vérifié la portée et les destinataires. Confirmez la réception et examinez les deux pièces jointes PDF avant d'activer l'envoi récurrent.

Maintenance et dépannage

Vérifiez le statut Actif/Passif et la prochaine exécution après l'enregistrement. En cas d'absence de distribution, distinguez les erreurs de génération de rapport des échecs SMTP , du filtrage des destinataires et du traitement du spam. Si le PDF est vide, testez manuellement le même périmètre et vérifiez la couverture de la collecte. Examinez régulièrement les modifications apportées aux destinataires et aux groupes.